관리단집회 소집통지 놓치면 결의 무효? 반드시 확인할 8가지

아파트나 오피스텔 같은 집합건물에서는 관리인을 선임하거나 관리비와 건물 수리 등 공동의 문제를 결정하기 위해 관리단집회를 열게 됩니다.

그런데 필요한 찬성표를 충분히 확보했다고 해서 모든 절차가 적법하게 마무리되는 것은 아닙니다.

집회를 소집할 권한이 있는 사람이 진행했는지, 각 구분소유자에게 소집통지가 제대로 이루어졌는지, 해당 안건에 필요한 의결정족수를 충족했는지 등을 함께 확인해야 합니다.

특히 일부 구분소유자에게 관리단집회 소집통지가 누락되는 등 절차상 문제가 발생하면 이미 끝난 결의의 효력을 둘러싼 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

그렇다면 관리단집회 결의 무효 분쟁을 예방하려면 무엇을 확인해야 할까요?

중요한 것은 집회 당일에만 신경 쓰는 것이 아니라 소집 준비 단계부터 집회 종료 후 의사록 작성까지 전체 절차를 순서대로 점검하는 것입니다.

관리단집회 결의 무효 분쟁을 막기 위해 확인할 8가지

관리단집회를 준비할 때 살펴봐야 할 핵심 사항을 먼저 정리하면 다음과 같습니다.

하나씩 살펴보겠습니다.

관리단집회 소집권자부터 확인하세요

관리단집회를 준비할 때 가장 먼저 살펴볼 부분은 누가 집회를 소집하는가입니다. 관리인은 필요하다고 인정할 때 관리단집회를 소집할 수 있습니다.

또한 구분소유자의 5분의 1 이상이 회의 목적사항을 구체적으로 밝혀 소집을 청구하면 관리인은 관리단집회를 소집해야 합니다.

필요한 구분소유자의 수는 규약으로 낮출 수 있죠. 관리인이 이러한 청구를 받은 뒤 1주일 안에 청구일부터 2주일 이내의 날을 집회일로 정해 소집통지 절차를 밟지 않는다면,

소집을 요구한 구분소유자는 법원의 허가를 받아 집회를 소집할 수 있습니다.

관리인이 없는 경우에는 구분소유자의 5분의 1 이상이 직접 관리단집회를 소집할 수 있으며, 이 기준 역시 규약으로 낮출 수 있습니다.

따라서 구분소유자가 직접 집회를 추진하고 있다면 통지서 작성이나 정족수 계산에 앞서 적법한 소집권한이 있는지부터 확인하는 것이 중요합니다.

구분소유자 명부를 정확하게 정리하세요.

관리단집회 소집통지를 제대로 하려면 현재 구분소유자가 누구인지 정확하게 파악해야 합니다.

기존에 가지고 있던 명부만 그대로 사용하기보다는 그동안 소유자가 변경된 호실은 없는지, 하나의 전유부분을 여러 사람이 공동으로 소유하고 있지는 않은지 살펴볼 필요가 있습니다.

통지를 보내는 장소도 확인해야 합니다. 구분소유자가 관리인에게 별도의 통지장소를 제출했다면 해당 장소로 발송하고,

별도로 제출한 곳이 없다면 원칙적으로 그 구분소유자가 소유하는 전유부분이 있는 장소로 보내게 됩니다.

전유부분을 여러 사람이 공유하고 있다면 의결권을 행사할 사람으로 정해진 자에게 통지하며, 그러한 사람이 정해져 있지 않은 경우에는 공유자 중 1인에게 통지합니다.

결국 관리단집회 소집통지의 정확성은 구분소유자와 소유관계를 제대로 파악하는 것에서 시작됩니다.

관리단집회 소집통지는 원칙적으로 1주일 전에 해야 합니다.

관리단집회를 소집할 때는 원칙적으로 집회일 1주일 전에 회의 목적사항을 구체적으로 밝혀 각 구분소유자에게 통지해야 합니다.

다만 규약에서 통지기간을 달리 정할 수 있으므로 실제 집회를 준비할 때는 해당 건물의 규약도 함께 확인해야 합니다.

소집통지 단계에서는 다음 사항을 점검해 보는 것이 좋습니다.

• 통지 대상에서 누락된 구분소유자가 없는지

• 적절한 장소로 통지했는지

• 회의 목적사항을 구체적으로 기재했는지

• 규약에서 별도의 통지기간을 정하고 있는지

• 누구에게 언제 통지했는지 확인할 자료가 남아 있는지

관리단집회가 끝난 뒤 소집 절차에 대한 문제가 제기될 수도 있습니다.

따라서 통지를 발송하는 것으로 끝내기보다 누구에게 어떤 방식으로 소집통지를 했는지 확인할 수 있도록 관련 자료를 보관하는 것이 중요합니다.

사전에 알리지 않은 안건은 주의해야 합니다.

관리단집회에서는 원칙적으로 소집통지를 통해 미리 알린 사항에 대해서 결의할 수 있습니다.

따라서 집회 현장에서 새로운 안건이 나왔다고 해서 곧바로 표결을 진행하는 것은 주의해야 합니다.

사전에 통지한 안건을 중심으로 설명과 토론을 진행한 뒤 표결하고, 현장에서 새로운 문제가 제기됐다면 적법하게 결의할 수 있는 사항인지 먼저 확인하는 것이 필요합니다.

결국 소집통지를 작성할 때부터 집회에서 실제로 처리할 안건을 구체적으로 정리하는 과정이 중요합니다.

관리단집회 의결정족수는 안건별로 계산하세요.

관리단집회에서 자주 혼동하는 부분 중 하나가 의결정족수입니다.

단순히 현장 참석자 가운데 절반 이상이 찬성하면 된다고 생각해서는 안 됩니다.

법이나 규약에 특별한 규정이 없는 일반적인 결의는 구분소유자의 과반수와 의결권의 과반수가 필요합니다.

특히 규약을 설정하거나 변경 또는 폐지하는 경우에는 더 높은 기준이 적용됩니다.

이 경우 구분소유자의 4분의 3 이상과 의결권의 4분의 3 이상이 모두 찬성해야 합니다.

규약의 설정·변경·폐지가 일부 구분소유자의 권리에 특별한 영향을 미치는 경우에는 해당 구분소유자의 승낙도 필요합니다.

관리인 역시 원칙적으로 관리단집회 결의로 선임하거나 해임합니다. 다만 규약에서 관리위원회의 결의로 선임 또는 해임하도록 정한 경우라면 그 규정을 따라야 합니다.

따라서 집회 전에 처리하려는 안건을 구분한 다음 각 안건에 어떤 의결 요건이 적용되는지 따로 계산해야 합니다.

위임장·서면·전자투표까지 함께 확인하세요.

관리단집회 의결권은 반드시 현장에 직접 참석해야만 행사할 수 있는 것은 아닙니다.

의결권은 서면, 전자적 방법 또는 대리인을 통해서도 행사할 수 있습니다.

대리인이 의결권을 행사한다면 누가 누구에게 어떠한 권한을 맡겼는지 확인할 수 있도록 위임관계를 명확하게 해두는 것이 좋습니다.

전자적 방법으로 의결권을 행사하는 경우에도 관련 절차를 갖춰야 합니다.

소집통지 또는 이를 대신하는 게시를 할 때에는 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있다는 사실과 구체적인 행사 방법을 명확하게 안내해야 합니다.

따라서 집회 전 정족수를 계산할 때 현장 참석자만 세어서는 안 됩니다.

현장 참석, 서면 의결권 행사, 대리인을 통한 행사, 전자투표 현황을 함께 확인해 안건별 정족수를 미리 계산해야 합니다.

관리단집회 당일에는 안건별로 정확하게 표결하세요.

관리단집회의 의장을 매번 별도로 새로 선출해야 하는 것은 아닙니다. 원칙적으로 관리인 또는 집회를 소집한 구분소유자 중 연장자가 의장이 됩니다.

다만 규약에 다른 내용이 있거나 관리단집회에서 별도의 결의를 했다면 달라질 수 있습니다.

실제 집회에서는 사전에 통지한 안건을 중심으로 설명과 토론을 거쳐 표결해야 합니다.

특히 여러 안건을 한꺼번에 처리한다면 각각 필요한 의결 요건이 다를 수 있으므로 안건별 찬성 결과와 정족수 충족 여부를 구분해서 확인하는 것이 중요합니다.

현장에서 새로운 안건이 제시된 경우에도 곧바로 표결하기보다는 적법하게 결의할 수 있는 사항인지 먼저 확인할 필요가 있습니다.

집회가 끝나면 의사록과 관련 자료를 남기세요.

관리단집회는 표결 결과가 나온 순간 모든 절차가 끝나는 것이 아닙니다.

집회의 의사에 대해서는 의사록을 작성해야 합니다.

의사록에는 회의가 진행된 경과와 그 결과를 기재하고, 의장과 구분소유자 2인 이상이 서명날인해야 합니다.

추후 관리단집회 결의 절차를 확인해야 하는 상황에 대비하려면 다음과 같은 내용도 구체적으로 남겨두는 것이 도움이 됩니다.

• 관리단집회 일시와 장소

• 참석자 현황

• 의결권 행사 현황

• 안건별 논의 내용

• 안건별 결의 및 표결 결과

• 위임장을 통한 의결권 행사 내역

• 전자투표 관련 자료

여기에 소집통지 발송 자료와 위임장, 참석자 자료 등을 의사록과 함께 보관해 두면 실제 집회가 어떤 절차를 거쳐 진행됐는지 확인하기가 수월해집니다.

관리단집회 소집통지부터 의사록까지 순서대로 준비해야 합니다.

관리단집회에는 여러 구분소유자의 권리와 이해관계가 함께 얽혀 있습니다.

따라서 원하는 결의 결과를 얻는 것만큼이나 그 결과에 도달하기까지의 절차를 제대로 갖추는 것이 중요합니다.

관리단집회를 앞두고 있다면 다음 흐름을 기억해 두는 것이 좋습니다.

소집권자 확인 → 구분소유자 명부 정리 → 소집통지 → 결의 안건 확인 → 의결정족수 계산 → 위임장·전자투표 확인 → 집회 진행 → 의사록 및 관련 자료 보관

특히 관리단집회 소집통지 누락이나 정족수 계산 오류와 같은 문제가 생기면 결의 효력을 둘러싼 분쟁으로 이어질 수 있으므로 준비 단계부터 세밀하게 살펴봐야 합니다.

이미 관리단집회 결의를 마친 뒤 절차상 문제가 제기됐다면 실제 규약과 구분소유 관계, 소집통지 과정, 의결권 행사 내역 등을 함께 확인할 필요가 있습니다.

법무법인 정필 이지영 변호사는 대한변협 등록 건설전문변호사로 집합건물 분쟁과 관리단 총회 진행을 다뤄왔으며,

전국 각지 현장 설명회를 직접 진행하면서 구분소유자들과 소통해 왔습니다.

중요한 관리단집회를 앞두고 소집 절차나 의결정족수 판단이 어렵거나, 이미 이루어진 결의에 절차상 문제가 제기되고 있다면,

실제 규약과 구분소유 관계를 바탕으로 관리단집회 절차를 구체적으로 확인해 보시기 바랍니다.

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